私流のGTDのやり方

私がGTD(Getting Things Done)に出会ったのは博士後期課程の院生の頃。
その頃から使い始め、自分の中で試行錯誤を繰り返し現在の形態におちつきました。

そこで私流のGTDのやり方を以下に列挙します。
長文になりますので、覚悟を。

　前提知識(GTDとは何か)

まず、GTDは以下の5つのステップから構成され、1週間単位で一区切りごとに繰り返します。

収集：頭の中にある「やらなければならないこと」「気になっていること（問題）」を紙などに書き出す。作業中のメモ書きなども参照して、問題点を出して行く。
処理：書き出した内容を、手順に添って、分類しリスト化する。
整理：リストを自身がスケジュール管理に使っているツール（PDAやシステム手帳など）に入れ込む。
見直し：自分の状況や状態でそれらが可能かどうか見直し、検討する。
実行：リストアップした「出来ること」を順次片付ける。
引用元http://ja.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done

　利用しているWebシステム

メインで使っているWebシステム

• Remember The Milk(有料会員)

GTDにはEvernoteが良いという意見も結構見ますが、私はタスクとして管理しやすい、タスクを処理したという達成感を得やすいという点からRemember The Milk(以下、RTM)を使っています。

サブで使っているWebシステム

• Googleカレンダー

誕生日データなどを登録しています。

　私流のGTDのやり方の流れ(準備段階)

[第一段階]～[第五段階]は1日のうちにやります。

　[第一段階]

タスクを全て「紙」に書き出します。

• 紙に書くのは、そのほうが全体のタスクが見やすく、脳内のタスクが出やすいからです。
• タスクの内容に関しては、この時点では粒度の大きさは考えず脳にあるものを全て吐き出します。
• もうタスクが出てこない！というまでやります。

　[第二段階]

[第一段階]で出した紙のタスクを内容に基づいて仕分けます。
私の場合、以下の6種類にグルーピングしています。

• 「すぐやる」：5分以内で出来そうなもの
• 「タスク」：5分以上かかるが見通しがついているもの(30分～1時間程度で終わるもの)
• 「学習」：学習したいもの(粒度がでかいもので例えば、Pythonを学ぶとか、英語を学ぶとか)
• 「プロジェクト」：○○のシステムを作るとかかなり大きいもの
• 「人付き合い」：誰かと会うとか、誰かに誕生日プレゼントとか人付き合いに関するもの
• 「その他」：上記のグルーピングにあわないものは全てここ(例えば、○○を買うとか)

　[第三段階]

[第二段階]でグルーピングしたものをRTMに登録するために、まとめていきます。

• ※一般的に「すぐやる」タスクは、その場で片付けるのが本来のGTDですが、私はこの時点ではあえて片付けません。
• ※「すぐやる」タスクは、結構な量があり全てをその場でやっていたら、凄い時間がかかるため「あえて」残しておきます。

RTMで以下の7種類のタブを用意していて、条件にあうタスクを登録していきます。

• ☆「今週のタスク」：今週おこなうタスク
• ☆「tmp(登録上限15)」：今週のタスクに入りそびれたタスク予備軍(来週、再来週やろうと思っているタスク)
  • この2つのタブには現時点では何も登録しません。
• 「学習」 ：[第二段階]で「学習」だったもの
• 「タスク場」：他のタブに入らなかったタスク全て(「すぐやる」グループだったものはタグに「すぐやる」をつけておく)
• 「購入」：(人付き合いと関係せずに)何かしら買いたいと思っているもの
• 「人付き合い」：[第二段階]で「人付き合い」だったもの
  • 誕生日のデータは、Googleカレンダーに登録
• 「プロジェクト」：[第二段階]で「プロジェクト」だったもの

以下のような状態になります。

※「PPl@ce」タブが「プロジェクト」タブと同じ意味になります。

　[第四段階]

来週のスケジュールをたてどれぐらいのタスクを処理できるか見積もります。

• 1日にどれぐらい時間があるかを見積もります。
• 「学習」「プロジェクト」タブから何をおこなうか決めます。
  • ※私の場合は学習は2種類(例えば、PHPとMySQLを学習するとか)、プロジェクトは1種類と決めています。

　[大事]

次の1週間の予定を毎週末にたてて、毎日どれぐらいの時間があるのかを見積もるのが大事です。
ただ、あまりたくさん時間があると思わずに、ど多少少なめに見積もっていたほうが良いです。

　[第五段階]

「今週のタスク」を用意します。

1. [第四段階]でやると決めた「学習」「プロジェクト」タブから該当のタスクに「実行中」タグをつけます。
   • 「学習」「プロジェクト」でやると決めたものを粒度を細かくしてタスクを作ります。
   • 「学習」だったら「PHP(○○本利用 / MySQL(○○本利用) 1h勉強」などのようにしてタスクを作ります。
2. [第四段階]で判断した空き時間を元に「タスク場」「人付き合い」タブから今週おこなうタスクを決めて「今週のタスク」タブに移動させます。
   • 最初のうちは1日のどれぐらいのタスクを処理できるか分からないと思いますが、慣れてくると分かってきます。
3. 「今週のタスク」タブにあるタスクを、今週のいつおこなうかを決めて締め切りをタスクに設定します。
   • 時間の関係から今週中にやれないタスクは「tmp」タブに移動させます。
4. 1週間分の予定が整ったら「今週のタスク」タブをプリントアウトして目に見える場所においておきます。
   • 予定していた以上にタスクができた場合はプリントアウトした紙に書いておきます。

　[今週のタスクを決める際のルール]

• 締め切りが今週中だったり、早めのタスクは優先的に選択します(ここは機械的に)。
• まとめるほうが早く片付くタスクは、まとめておきます(例えば、お店を調べるという行為が複数あったら、まとめるとか)。
• 5分程度で終わるような「すぐやる」グループだったタスクは週に複数個入れておきます。
  • タスクが簡単に片付いてRTMから完了ボタンをクリックできるとモチベーション向上につながるため。
• 「人付き合い」タブから1つ以上は今週やるようにする。
  • 人付き合いが疎遠にならないようにするのは大事と判断しているため。

[第五段階]が終わると以下のような状態になります。

上記の画像を見れば分かりますが、締め切りに間に合ってないタスクもあります。
日付がないタスクは、時間に余裕があったらやろうと思ったタスクを移動させています。

[第一段階]～[第五段階]は準備段階で、あとは1週間かけてタスクを片付けていきます。

　私流のGTDのやり方の流れ(実行段階)

　[第六段階]

用意した「今週のタスク」タブにあるタスクを毎日片付けていきます。

• (基本的に)毎日何のタスクをやるか決まっているので、そのタスクをおこなっていきます。

週末に次の週のタスクを決めます。

• 「今週のタスク」タブに残ったタスク、「tmp」タブにあったタスク、[第五段階]でのタスクの決め方を元に次の週のタスクを決めます。

あとは、毎週この[第六段階]をやっていくだけですが、以下の(1)～(3)の3点は定期的にやっておきます。

　(1)「学習」「プロジェクト」が終わったらやること

• 実行中の「学習」「プロジェクト」が終わったら、そのタスクを「学習」「プロジェクト」から終了にします。
• そして、次にやる予定の「学習」「プロジェクト」を決めます。

　(2)常におこなうこと

• やらないといけないこと、やりたいことが発生したら、すぐにRTMに登録する。
• まずは「タスク場」タブに登録しておく。
  • RTMはメールでも登録できるので、思いついたらすぐ登録(登録の後回しは「絶対に」しない)。

　(3)2ヶ月に1回ペースでおこなこと

• 今までの流れだと、常に脳内のタスクは全て出ている状態といえますが、それでも多少たまったりするので、定期的に脳内のタスクを全て出しつくします。

　おまけ

給料日のたびに、「購入」タブから買える範囲で買うものを選択しています。

　最後に

上記に書いている[第一段階]～[第六段階]の中身より、もう少し細かくやっているのですが、私のGTDはだいたい上記のような流れです。

すごい細かいように見えていますが、すでに慣れてしまっているのでそんなに時間がかかることもなくおこなえています。
このやり方は、GTDを自分で使いやすいように改良しています。
色々と試した結果、現時点では一番私にとって一番良いスタイルだと思っています。

こういう風にタスクを扱うようになって、誰かに連絡をし忘れるということも、締め切り前になって気がつくということもなくなりました。
その結果、順調にタスクを片付け、気がついたら資格勉強もちゃんと出来て資格を取得してました。

このやり方で気をつけている点は、以下の1点です。

• スケジュールは日々変化したりもするので、全体の予定タスクの8割程度出来れば良い

完璧にこなそうとするのは、体に良くないです。

また、今週どれぐらいのタスクをおこなえたか、どれぐらいの学習をしたかは常にログとしてとっています。
※これを見ることにより、今後のタスクの量を決めることが出来ます。

ちなみに、私の場合は1週間で処理するのは大体20～30タスクです。
これを目安にしながら1週間のタスクを設定しています。